Какие документы нужно вести при работе с онлайн-кассой

В 2018-19 гг в первичные кассовые отчеты образцов КМ-1 – КМ-9 данные вносятся автоматически. К необходимым пунктам следует отнести: ведение кассовой книги, заполнение ПКО и РКО при операциях с наличностью, выписывание покупателю чека либо бланка строгой отчетности с заполнением всех предусмотренных реквизитов.

Благодаря внесению коррективов в закон о правилах произведения расчетов с контрагентами наличными значительно облегчились задачи кассиров: большинство документов, сопровождающих работу кассового аппарата, были отменены, поскольку новый фискальный накопитель может сохранять основную часть информации и отправлять ее оператору фискальных данных.

Алгоритм работы кассира на онлайн-кассе:

1. Открытие смены.

2. Пробивание и выдача клиентам чеков при продаже продукции и оказании услуг. В чеках должны быть отражены все необходимые реквизиты (в ряде случаев позволена отправка БСО). Помимо того, возникла необходимость в передаче копии документа по желанию клиента на указанный им адрес электронного ящика.

3. Закрытие смены, создание Z-отчета. Максимальная длительность смены – до 24 часов. Если это ограничение нарушено, то потребуется составление объяснения в ИФНС РФ с перечислением причин задержки смены.

4. Контроль факта своевременной передачи информации: данные о кассовых операциях должны поступать в ОФД не позднее чем через 30 дней. Если этого не случилось, следует обратиться к специалистам, чтобы проверить соединение.

Набор необходимых документов по онлайн-кассе

Хоть некоторые формы по наличным расчетам были упразднены, все же некоторые документы остались обязательными для заполнения.

Кассовая книга

Заполняется только за те дни, когда производилось движение наличности. Заполнение может осуществляться тремя способами:

1. Вручную: на бланке, утвержденном правительством и заблаговременно прошитом и пронумерованном. Сведения вносятся на основе данных, содержащихся в расходном и приходном кассовых ордерах. По окончанию смены необходимо сравнить сумму наличных в кассе с итогом по документам и заверить подписью.

2. На компьютере с дальнейшей распечаткой: сведения сохраняются с помощью специальных бухгалтерских программ, к примеру "1С: Торговля" либо в офисных приложениях Microsoft. После завершения смены работник, отвечающий за ведение книги, распечатывает все страницы в 2-х экземплярах, после чего их должен подписать бухгалтер.

3. В цифровом виде: книга создается только в электронном варианте без последующего переноса страниц на бумагу. Заверка данных осуществляется с помощью электронно-цифровых подписей ответственных лиц. Среди основных плюсов этого метода заполнения стоит выделить безопасность сведений, предотвращение их утери, отсутствие ошибок.

Приходный кассовый ордер

Этот документ используется для внесения сведений о наличных средствах, поступивших в кассу организации. В соответствии с новыми правилами приходный кассовый ордер позволяется заполнять на основе фискальных документов ККТ – данных, переданных в соответствии с предусмотренными форматами в органы контроля в форме чека или бланка строгой отчетности. При составлении электронного ПКО корешок квитанции не обязателен для распечатки, поскольку его можно просто переслать на электронный ящик плательщика.

Кассовые чеки

Пробиваются на любую из приходных операций и вручаются клиентам в бумажном виде, а при необходимости отправляются в электронном варианте на указанный ящик. В документе должны отображаться главные реквизиты, предусмотренные законодательством, среди которых обязательно присутствуют: система налогообложения фирмы, реализующей товар, ǪR-код и пр. В труднодоступных населенных пунктах разрешается использовать печатные бланки строгой отчетности.

Для передачи нестандартных ситуаций в ККТ имеются определенные форматы чеков:

1. Чек коррекции: предусмотрен, чтобы показать несоответствие размера суммы наличных, имеющихся в кассе, со сведениями, переданными в ОФД. С подобными обстоятельствами кассир может столкнуться, если: он не пробивал на кассовом аппарате покупку по причине отключения электроэнергии, и в связи с этим кассовая смена продолжалась больше суток; если кассир допустил ошибку, но обнаружил ее уже после ухода покупателя и пр.

2. Чек с отметкой о возврате прихода: выдается в случае возврата товаров и услуг покупателем либо при нахождении неверных итогов в присутствии клиента.

Документы, не обязательные для оформления при работе с онлайн-оборудованием

Благодаря модернизации расчетов и повсеместному переходу на новую ККТ отпала необходимость в заполнении большого количества первичных бумаг. В их число входят и унифицированные формы КМ-1 – КМ-9 (журнал кассира, справка-отчет, данные показаний счетчиков, сумма выручки и пр.). Сведения из этих отчетов в новых моделях онлайн-касс фиксируются в автоматическом режиме, сохраняясь в памяти фискального накопителя.

Исключения

В соответствии с пометками в законе ИП могут не следовать установленной кассовой дисциплине и могут не использовать унифицированные формы для создания документов. В данном случае обязательными являются лишь печать и выдача клиентам кассовых чеков либо БСО (в ряде случаев).

К разряду исключений временно можно отнести и компании, которые не начали использовать онлайн-оборудование в 2018 г: условие не заполнять формы КМ-1 – КМ-9 для них не актуально, поэтому кассовая дисциплина является неизменной до того, как кассовые устройства будут обновлены.

Штрафы

При несоблюдении кассовой дисциплины как фирмам, так и должностным лицам грозят штрафные взыскания:

1. При невыдаче чека либо БСО: для ответственного лица – от 10 000 руб.; для юрлиц – от 40 000 руб.;

2. Неиспользование онлайн-кассы: при 1-м нарушении – от 10 000 руб., при повторном – закрытие фирмы.

3. Несоблюдение норм кассовой дисциплины: для ответственного лица – от 4 000 руб.; для юрлиц – от 40 000 руб. Имеются в виду такие нарушения, как невнесение данных в кассовую книгу, приходный и расходный ордера (ответственное лицо должно предъявить проверяющим либо бумажный, либо электронный вариант указанных документов).